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Melhoria no processo de seleção de LIMS
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Melhoria no processo de seleção de LIMS

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Abordagem típica para implementação de sistemas LIMS

Normalmente, boa parte dos processos de definição e seleção de projetos LIMS segue, em linhas gerais, as seguintes etapas:

  • Em alguns casos o mapeamento dos processos ou das necessidades do laboratório;
  • Definição de uma extensa lista de requisitos para o sistema lims, baseada no que se imagina que é a solução ou no como deve funcionar a solução;
  • Seleção de sistemas lims com base em requisitos, demonstrações e em alguns casos visita de alguns clientes;
  • Projeto de implantação baseado nos requisitos.

Esta abordagem é muito teórica, suscetível a abordagens subjetivas e parciais, dificilmente separa desejos de necessidades, possibilita a definição de requisitos que conduzem a soluções que nem sempre refletem a melhor forma de resolver os problemas e conduz a excessivas personalizações dos sistemas o que encarece significativamente os projetos e leva a uma decisão basicamente pautada em análises teóricas e subjetivas do fornecedor e do sistema. Portanto, não é difícil encontrar projetos que falham ou que tem no final uma relação custo X benefício questionável e que talvez nunca se paguem.

Abordagem sugerida para implementação de sistemas LIMS

Com base nas deficiências observadas e experiências práticas em algumas dezenas de projetos e pelo menos uma centena de processos de seleção, sugerem-se as seguintes etapas para trilhar o caminho de seleção e implementação de sistemas para automação e gestão de laboratórios ou controle de qualidade industrial:

  •  Análise da realidade atual do laboratório:
    –  Mapeamento do processo atual do laboratório ou do controle de qualidade industrial com o objetivo de identificar as oportunidades de melhoria relacionadas à produtividade, qualidade e redução de custos e as etapas não agregadoras de valor para eliminá-las ou minimizá-las na definição do processo proposto;
    – Identificação das principais necessidades e oportunidades de melhoria nas interfaces e entrega de resultados do ponto de vista dos clientes do laboratório;

Análise de questões relativas às necessidades atuais e futuras de cumprimento de normas, boas práticas e regulamentações;

  • Análise de questões relativas às demandas atuais e futuras de amostras, análises e demais serviços do laboratório. “O número de amostras aumentará? Faremos novas análises?”
  • Realizar visitas de benchmarking em outros laboratórios em sua área de atuação e também fora da mesma a fim de detectar novas práticas que podem ser aplicadas ao laboratório e indústria. Idealmente devem ser visitados aqueles laboratórios que, notoriamente, tem seus processos significativamente automatizados. Naturalmente os fornecedores de LIMS podem servir como fonte de opções, consulte-os;
  • Avaliação prévia de fornecedores e sistemas LIMS disponíveis no mercado para entendimento das principais funcionalidades e recursos disponíveis, para viabilizar melhor visão de como os processos laboratoriais ou controle de qualidade industrial, bem como as interfaces com os clientes podem ser estabelecidas para melhor definição de requisitos. Isto é, ver como os sistemas atendem aos processos e se estas formas atendem as necessidades, procurando utilizar os recursos já existentes para atender as necessidades definidas nos requisitos (não reinventar a roda e evitar personalizações demoradas e caras);
  • Solicitar demonstrações dos sistemas com a condução de simulações com alguns casos representativos do processo a fim de garantir entendimento de como e quanto às funcionalidades e recursos disponíveis por padrão nos sistemas poderiam ajudar e, principalmente, entender a capacidade dos sistemas e a competência da equipe do fornecedor em entender e prover solução para seus processos;
  • Definição conceitual do processo proposto para o laboratório ou para o controle de qualidade industrial e de suas interfaces com os clientes;
  • Definição clara e objetiva de requisitos mandatórios (necessidades) e desejáveis (cerejas do bolo) para possibilitar a análise sistemática de cada sistema e a futura seleção do fornecedor e do sistema LIMS com a menor subjetividade possível;
  • Enviar os requisitos e questionários para os fornecedores e pré-selecionar os sistemas LIMS que serão testados com base nos requisitos, respostas e demais informações das etapas anteriores;
  • Definição de testes práticos e representativos dos processos laboratoriais ou do controle de qualidade industrial para a avaliação prática (experimentos ou POC) para realização em um ou dois dias de trabalho para os sistemas pré-selecionados (recomenda-se 2 ou 3 sistemas no máximo);
  • Avaliação prática dos sistemas LIMS pré-selecionados com avaliação do processo de configuração, dos testes realizados, das limitações e dos benefícios adicionais percebidos, bem como das avaliações e percepções positivas e negativas. Esta etapa é valiosíssima para:
    – Perceber e avaliar a flexibilidade do sistema LIMS, atributo muito importante para avaliar a capacidade do sistema atender novas demandas no futuro e perpetuar-se;
    – Competência da equipe do fornecedor em entender os processos, propor soluções e implementá-las de forma simples, rápida, prática e eficaz;
    – Vivenciar as oportunidades de melhoria detectadas no mapeamento do processo, viabilizando o correto entendimento de como o processo funcionará e, em alguns casos, avaliar e melhor estimar o retorno do investimento e demais benefícios para melhor justificar o projeto;
    – Avaliar o nível de aderência dos sistemas de forma clara e objetiva, tanto para o cliente quanto para o fornecedor, permitindo a redução de riscos e consequentemente, dos custos e investimentos envolvidos.
  • Revisão dos resultados da avaliação prática dos sistemas e aprovação dos sistemas LIMS candidatos que tiveram o melhor nível de aderência aos processos e que se mostraram flexíveis e robustos nos testes práticos;
  • Realizar visitas a clientes dos sistemas candidatos com aplicações o mais próximas possível da sua realidade e em operação há, pelo menos, 1 ano para verificar o funcionamento do sistema na prática, satisfação dos gestores e usuários, qualidade do atendimento pós-venda,  suporte técnico, atualizações e continuidade tecnológica, entre outros aspectos;
  • Selecionar o sistema LIMS.

Além disso, recomenda-se conduzir o projeto de implantação baseado nos caminhos definidos pelo:

  • Resultado da análise do processo proposto e quando necessário, do processo atual do laboratório ou controle de qualidade industrial e suas interfaces com os clientes;
  • Protótipo de sistema, etapa de algumas metodologias de implantação que trata-se de uma configuração mais ampla de processos representativos e simulações mais detalhadas e documentadas a fim de detalhar os padrões e as tarefas do projeto de implantação;
  • Se aplicável, revisão de requisitos;
  • Documentação das configurações, padrões e boas práticas a serem adotadas no projeto;
  • Definição do plano de gestão de mudança e do projeto de implantação com base nos requisitos e práticas realizadas.

Em resumo, esta nova abordagem traz mais prática, simulação e envolvimento dos profissionais, justamente pela dificuldade de transcrever as reais necessidades dos laboratórios ou áreas de controle de qualidade em requisitos claros, consistentes e objetivos para os clientes e para os fornecedores, possibilitando assim maior sucesso na seleção e implantação do sistema LIMS.

Em muitos momentos da minha vida profissional penso na frase “Papel aceita tudo” e não é diferente para requisitos, RFPs, propostas, contratos, currículos, etc. Às vezes os requisitos, funcionalidades e mecanismos de controle são muito eficientes teoricamente, mas na prática muitas empresas e laboratórios apostam em sistemas e parceiros de negócio com base no que é dito e escrito e infelizmente para clientes, fornecedores e mercado, não tem o sucesso esperado em suas empreitadas. Acredito que temos de tornar esses processos cada vez menos apostas, e cada vez mais investimentos, cada vez menos teóricos e mais práticos, cada vez mais resultados para todos.

Evidentemente esta abordagem de implementação é mais longa e custosa, mas certamente, se bem conduzida, trará redução de custos e minimizará riscos que, certamente, pagarão a conta. Diversos autores indicam que cada minuto investido em planejamento, economiza vários minutos em execução, alguns mencionam economias de 10 vezes, outros 3 a 4 vezes, mas o mais importante é que a prática de um bom planejamento tem provado assertividade e economia. Pense nisso!

DADOS DO AUTOR
Georgio Raphaelli
Diretor Técnico
Labsoft Tecnologia

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Veja também:

A importância das provas de conceitos ou protótipos de sistema

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