Introdução

A digitalização da gestão documental nos laboratórios deixou de ser tendência e se tornou uma exigência. Seja em indústrias, estações de saneamento ou laboratórios de prestação de serviços, o acúmulo de papel, os erros de transcrição e a dificuldade em garantir a rastreabilidade de dados críticos são desafios comuns. Este artigo mostra como a gestão de documentos em laboratórios digitais resolve esses problemas e melhora a produtividade, a qualidade e a conformidade.

Por que digitalizar a gestão de documentos laboratoriais?

Os processos manuais, como registros em papel ou planilhas, aumentam a chance de erros e dificultam o controle e o compartilhamento de informações. Isso compromete a integridade dos dados e pode impactar diretamente a qualidade dos resultados e a tomada de decisão.

Segundo a SoftExpert, uma plataforma de excelência na gestão de conformidade, a digitalização é essencial para assegurar integridade, acesso rápido e segurança documental em ambientes altamente regulados, como laboratórios industriais ou de saneamento

Principais benefícios de uma gestão documental digital eficiente

1. Rastreabilidade completa: cada etapa do processo pode ser documentada eletronicamente, facilitando auditorias e investigações.

2. Redução de retrabalhos: elimina-se a necessidade de reescrever dados ou validar registros duvidosos.

3. Segurança da informação: sistemas com controle de acesso evitam alterações não autorizadas.

4. Economia de tempo e espaço: elimina o uso de arquivos físicos e torna a busca por documentos instantânea.

5. Conformidade com normas: facilita o atendimento a exigências como a ISO/IEC 17025.

Como implementar uma boa gestão documental digital

• Mapeie os processos críticos do seu laboratório.

• Centralize os documentos em um sistema LIMS (como o myLIMS).

• Automatize coletas e registros, reduzindo a necessidade de intervenção manual.

• Garanta backups e auditoria de acessos, fortalecendo a governança da informação.

• Capacite a equipe, promovendo o uso correto das ferramentas digitais.

Conclusão

A gestão de documentos em laboratórios digitais é mais do que um ganho operacional: é um passo estratégico para garantir a confiabilidade dos resultados, atender exigências normativas e evoluir com sustentabilidade. Para quem busca eficiência e rastreabilidade, investir em soluções modernas é essencial.