Introdução

Todo laboratório tem o desafio de melhorar três grandes variáveis do processo:

• Produtividade: Produzir mais ou reduzir o tempo de entrega de análises;
• Qualidade: Garantir a confiabilidade dos resultados de análises;
• Custos: Mantê-los sob controle ou até mesmo, diminuí-los.

Na maioria dos casos, tentativas de melhorar uma ou outra variável, traz consigo impactos indesejados em outra. Exemplos:

• Se acelerar o processo de trabalho, sem algum mecanismo de controle, pode-se gerar mais erros de análises e assim comprometer a qualidade;
• Se aumentarmos os controles para garantir a qualidade ou acreditar o laboratório à ISO 17025 sem alguma ferramenta para garantir controles automáticos e melhorar a eficiência, o processo se tornará mais burocrático e, com isso, a produtividade inevitavelmente diminuirá e o custo aumentará;
• Entre outras.

Nas últimas décadas os processos analíticos evoluíram muito, promovendo a redução dos tempos de análise e a maior confiabilidade das medições realizadas. Neste período, boa parte dos laboratórios acompanharam as tendências tecnológicas influenciados por pressões relativas à entrega de resultados em menor tempo e redução dos custos, normalmente com a eliminação de custos fixos, em muitos casos, do corpo técnico.

Além disso, com a pressão das expectativas da qualidade e do atendimento de normas, foi incrementado significativamente o número de análises realizadas, controles analíticos e de rastreabilidade, gerando assim um brutal aumento na quantidade de informações, coletadas, processadas e geradas pelo laboratório que, com a realidade de equipes reduzidas, tem gerado uma sobrecarga de trabalho que culminam em erros operacionais e retrabalhos.

O maior problema hoje não está no mundo físico, isto é, na manipulação das amostras, nos equipamentos e na obtenção dos resultados, mas sim na capacidade de lidar com a grande quantidade de informações. Neste contexto, a informática laboratorial torna-se aliada imprescindível para permitir que os laboratórios possam coletar, processar, armazenar, transmitir e recuperar o grande volume de informações de forma eficiente e confiável.

O myLIMS é um software especialmente desenvolvido para aumentar a eficiência e a confiabilidade dos laboratórios ao mesmo tempo em que proporciona significativas reduções nos custos operacionais, visto que proporciona ferramentas para garantir o atendimento de requisitos de normas para laboratórios enquanto aumenta a produtividade e reduz custos por meio da automação dos processos.

As funcionalidades básicas do sistema myLIMS são:

• Possibilidade de gerenciar clientes, tabelas de preço, gerar propostas comerciais de análises, entre outras importantes funcionalidades para laboratórios prestadores de serviços;
• Integração com outros sistemas corporativos para registro automático de amostras, faturamento de análises e publicação de resultados;
• Gerenciamento de planos de amostragem e agendas de coletas;
• Registro das amostras e atribuição das análises a serem realizadas;
• Recebimento e distribuição automática das tarefas analíticas aos laboratórios ou grupos de trabalho;
• Registro, cálculo e revisão dos resultados de análise encontrados;
• Interpretação automática dos resultados e geração de pareceres;
• Emissão de relatórios ou laudos de análises;
• Gerenciamento de limites de especificação e controle de acordo com o tipo de amostra (produtos intermediários e acabados, matérias-primas, pontos de processo, etc.);
• Controle de consumíveis (reagentes, soluções, meios de cultura, etc.);
• Controle de equipamentos (calibração, manutenção preventiva e corretiva, etc.);
• Controle de amostras de qualidade analítica (curvas de calibração, padrões, brancos, etc.);
• Controle de métodos de análise e documentos;
• Geração de indicadores e relatórios gerenciais;
• Entre muitos outros.

Benefícios por pontos de vista

Para permitir melhor entendimento dos benefícios do sistema myLIMS, organizamos os benefícios de acordo com o ponto de vista dos principais profissionais envolvidos ou beneficiados nas implantações do sistema myLIMS.

Gestor do laboratório

Proporciona o aumento da produtividade, da qualidade e ainda reduz os custos operacionais.

O myLIMS é a ferramenta fundamental para o gestor de laboratório, pois possui funcionalidades que proporcionam o aumento da produtividade, garantia da qualidade, melhor gestão e ainda redução dos custos operacionais. Isto é fazer mais com menos.

Redução dos custos operacionais do laboratório

O myLIMS pode ajudar na redução dos custos operacionais do laboratório por meio da eliminação de atividades que não agregam valor ao processo, tais como:

• Transcrição de dados e cálculos manuais;
• Redução do consumo de papel e insumos de impressão;
• Menor espaço físico e mobiliário para armazenamento dos dados brutos em papel;
• Maior controle dos consumíveis e equipamentos do laboratório.

Aumento da produtividade

Com a padronização dos processos, redução de tarefas administrativas e automação das atividades repetitivas, é possível promover:

• Maior disponibilidade dos recursos humanos e materiais;
• Maior agilidade no resgate de informações;
• Menor índice de retrabalhos;
• Menor tempo na liberação dos resultados;
• Entre muitos outros benefícios dependendo do laboratório e tecnologias utilizadas.

Qualidade e rastreabilidade dos resultados

Adequado às rotinas laboratoriais e às normas aplicáveis, o myLIMS proporciona:

• Eliminação dos erros de transcrição e de cálculo de resultados;
• Comparação automática com limites de especificação ou legislações;
• Rastreabilidade ampla e consistente, garantindo a identificação dos responsáveis pelas ações realizadas no sistema;
• Controle de nível de acesso por usuário;
• Gestão laboratorial.

Gestor industrial

O myLIMS pode ajudar no aumento da produtividade, qualidade e redução dos custos produtivos.

Todo gestor industrial precisa tomar decisões importantes diariamente. Por este motivo, o myLIMS padroniza e acelera as atividades do laboratório, culminando na entrega de resultados de forma mais rápida e confiável à produção, viabilizando assim melhores decisões e no menor tempo.

Redução dos custos de produção

Contando com resultados confiáveis e em menor tempo, operadores e gestores podem tomar as decisões certas, no tempo certo, permitindo:

• Menor tempo de processamento dos lotes de produção e correção do processo produtivo;
• Menor índice de retrabalhos e produtos não conformes;
• Maior qualidade dos produtos e redução de emissões;
• Maior eficiência operacional por meio da melhor utilização dos:
  • Recursos humanos (produzir mais, no mesmo tempo e com a mesma equipe);
  • Materiais (menor consumo de energia, de insumos de produção, maior disponibilidade de máquina, entre outros).
• Integração com sistemas corporativos.

Integração do myLIMS com sistemas corporativos

Tipicamente o myLIMS pode ser integrado a sistemas do tipo ERP, MES, PIMS, WMS e SCADA ou mesmo a outros sistemas existentes em virtude da sua flexibilidade de integração.

Isto permite agilidade na solicitação de amostras e análises, bem como a realimentação dos resultados diretamente nas interfaces de trabalho do dia a dia dos operadores, garantindo assim menor trabalho administrativo e redução dos erros operacionais.

Avaliação de tendências e apoio às decisões gerenciais

O myLIMS permite o monitoramento dos dados históricos das matérias-primas, pontos de processo e produtos acabados para avaliação de tendências e apoio as decisões gerenciais.

Estas informações podem ser disponibilizadas por meio de:

• Relatórios gerenciais;
• Indicadores chaves do processo;
• Gráficos em tempo real;

Permitindo a avaliação dos:

• Fornecedores;
• Turnos;
• Linhas ou máquinas de melhor desempenho.

Além disso, podem ser configurados alertas de desvios do processo garantindo rapidez e padronização na comunicação de eventos.

Analista

Com o myLIMS você não precisa transcrever dados, calcular resultados, digitar relatórios de análises e realizar tantas outras atividades manuais repetitivas.

Com a utilização de tecnologias de automação e informação bem alinhadas aos processos laboratoriais, é possível reduzir a criação de registros, eliminar diversas etapas de transcrição de dados, cálculo manual de resultados, consulta de informações e emissão de relatórios.

Eliminação da transcrição de dados e cálculo manual de resultados

Viabilizada pela aquisição de dados diretamente dos equipamentos de análise, registro de dados brutos por meio de dispositivos móveis (Pocket PCs), bem como o cálculo e a comparação automática dos resultados com os limites de especificação ou mesmo legislações pelo próprio sistema myLIMS.

Organização das tarefas do dia a dia

O myLIMS pode ajudar na organização das tarefas do dia a dia, tornando esta tarefa mais simplificada por meio de diversos mecanismos controle de prazos de entrega, do tempo de validade analítica das amostras, a correta priorização e controle das tarefas pendentes.

Simplicidade de uso e agilidade

Para obter o máximo de produtividade e facilidade na utilização diária do sistema, foram levados em consideração aspectos como facilidade de acesso aos controles e aos recursos mais utilizados, bem como as necessidades operacionais dos laboratórios de acordo com as melhores práticas do mercado.

Gestor da qualidade

Todo profissional da área da qualidade está preocupado em garantir a adequação do processo laboratorial às normas aplicáveis.

Por esta razão, o myLIMS está adequado às principais normas e boas práticas como a ISO 17025 e ISO 9001, Boas Práticas de Laboratórios, entre outras, garantindo assim padronização, rastreabilidade, integridade, confidencialidade e autenticidade das informações, facilitando assim o atendimento dos requisitos e eliminando o estresse em auditorias.

Padronização dos processos

O myLIMS pode ajudar na padronização dos processos, garantindo:

• Efetividade das melhorias implementadas a partir da data de sua validação;
• Maior aderência aos procedimentos operacionais estabelecidos por meio da sistematização e fluxo de etapas;
• Registro automático e centralização das informações.

Integridade de dados

A integridade dos dados, pode ser obtida:

• Garantindo a autoria das informações registradas e registro das alterações realizadas;
• Controlando o acesso obtido através de senhas e perfis de acordo com autonomia e conhecimento;
• Robustez na validação e armazenamento dos dados por meio de criptografia e checksum.

Auditorias facilitadas

Tanto auditorias internas como externas podem ser facilitadas e contar com maior credibilidade, em função:

• Do rápido acesso às informações por meio dos mecanismos de busca no banco de dados do sistema;
• Rastreabilidade do histórico do ciclo de vida das amostras e das análises realizadas, responsáveis e data e hora das alterações e assinatura eletrônica;
• Registros e rastreabilidade das informações vinculadas como consumíveis e equipamentos utilizados, controles de qualidade analítica (QA/QC);
• Entre muitos outros recursos.

Profissional de TI e TA

Atendimento das necessidades de automação e gestão do laboratório sem o desenvolvimento de soluções demoradas e caras.

O myLIMS reúne, integra e otimiza as funcionalidades de diversos softwares para atender as necessidades dos laboratórios modernos nas mais diversas áreas de atuação, eliminando assim, a demanda pelo desenvolvimento de soluções sob medida que normalmente são muito mais demoradas, suscetíveis a falhas e grandes consumidoras de recursos humanos e financeiros.

Simplicidade de instalação e manutenção

O myLIMS foi desenvolvido de forma a eliminar a necessidade de instalação de licenças de banco de dados ou outros recursos nas estações clientes, reduzindo drasticamente o trabalho de instalação e manutenção.

Segurança e estabilidade

A Labsoft usa sistemas gerenciadores de banco de dados padrão de mercado, como o Microsoft SQL Server. Além disso, o myLIMS é um software padrão e flexível eliminando a necessidade de personalizações demoradas, caras e principalmente instáveis a cada liberação de versão, pois a grande maioria dos laboratórios podem ser atendidos pelas configurações disponíveis no sistema.

Recursos de integração com sistemas e equipamentos

Em princípio, o myLIMS pode ser integrado a qualquer sistema em função dos seus eventos e mecanismos disponíveis. Tipicamente são implementadas integrações por meio de Web Services, porém também podem ser disponíveis integrações por banco de dados, APIs específicas de sistemas e arquivos XML ou TXT.

Já em relação a aquisição de dados dos equipamentos de análise, já implementamos integrações com a maioria dos fabricantes e modelos disponíveis no mercado, quer seja por meio da comunicação serial, ethernet TCP/IP ou mesmo interpretação de arquivos.

Assessoria de implantação e suporte técnico

A equipe de engenharia de aplicação e suporte técnico é formada por profissionais nas áreas de tecnologia da informação, química, biologia e qualidade. Isso proporciona melhor entendimento dos processos e solução técnica, bem como agilidade no suporte técnico que conta com nível de atendimento definido (SLA).

Metodologia de implantação

Os projetos são conduzidos por meio de metodologia própria baseada no PMBOK que foi amadurecida e validada em diversas aplicações ao longo de mais de 10 anos de experiência.

Conclusão

Observa-se claramente, que os benefícios deste tipo de implementação são amplos e não ficam restritos ao processo ou aos profissionais do laboratório, estendendo-se a todas as áreas que interagem com o laboratório e oferendo benefícios e retorno de investimento a empresa como um todo.
Este aspecto é fundamental na justificativa do investimento demonstrando a amplitude dos benefícios para a empresa e as diversas áreas, ganhando assim maior apoio para o investimento.

Dados do Autor
Georgio Raphaelli
Diretor Técnico – Labsoft Tecnologia