Figura 1. Identificação da maior fonte de reclamações nos clientes internos.

• Foram levantadas 25 possíveis causas para a inconsistência de dados, das quais 18 foram priorizadas inicialmente (1° quartil) e finalmente 6 priorizados pela matriz de esforço X impacto, sendo que todos os 6 estão relacionados a inconsistência de dados gerados e suas formas de armazenamento;
• O sistema de medição do tempo de transcrição foi validado estatisticamente com 99,91% de variação de processo e 0,09% de variação da medição;
• Levantado o mapa de processos do laboratório (Figura 2) e estimado o mapa de processo proposto após implantação do sistema LIMS (Figura 4);
• Estatisticamente comprovado que o processo de transcrição de dados tem nível Sigma de -2,52 (Ver tabela 1).

Figura 2. Fluxograma de Processos Laboratoriais antes da Implantação do LIMS.

Tabela 1. Capabilidade do processo antes do projeto LIMS.

Foram analisadas as seguintes alternativas para melhorar o processo e solucionar os problemas identificados:

• Add in PIMS – Descartada por não atender os requisitos da Norma NBR ISO/IEC 17025;
• Desenvolvimento de sistema sob medida – Descartado por não haver como assegurar qualidade, tempo de desenvolvimento demorado e alto custo de desenvolvimento;
• Adoção de LIMS padrão de mercado – Escolhido por atender ao requisitos da Norma ISO17025, ser possível benchmarking e atender às ações levantadas no FMEA.

Com base nas oportunidades de melhoria detectadas e nas alternativas analisadas, o projeto de adoção de sistema LIMS padrão de mercado foi aprovado visto o resultado esperado para a empresa e a maior segurança oferecida pela alternativa.

Solução LIMS adotada
Após detalhado processo de seleção técnica que incluiu o fornecimento de consultoria de cada fornecedor para enumerar as oportunidades de melhoria e definir as soluções técnicas, bem como demonstração de protótipo de sistema com base na realidade do laboratório e nos dados levantados, foram selecionados possíveis fornecedores para o sistema LIMS que submeterão suas propostas técnicas e comerciais para avaliação e negociação.

Após seleção do fornecedor, o projeto de implantação dos sistemas seguiu a metodologia estabelecida pelo fornecedor do LIMS e um plano de projeto específico para a realidade do laboratório em questão, que levou em consideração, basicamente, os seguintes recursos tecnológicos:

• Automação do plano de amostragem para registro das amostras sem intervenção manual;
• Sistema de automação e gestão das rotinas laboratoriais (LIMS – Laboratory Information Management System) para permitir a otimização dos processos laboratoriais propriamente ditos;
• Aquisição de dados de análise diretamente dos equipamentos a fim eliminar totalmente o tempo e os erros associados à transcrição manual de dados onde viável (Figura 3);
• Implantação do sistema de registro de dados brutos de análise diretamente em meio eletrônico e em tempo real por meio de Pocket PCs ligados a rede sem fio (Figura 3);
• Integração com o sistema PIMS utilizado na planta para permitir a publicação automática dos resultados de análise e consulta pela área de processo (Figura 3).

• Solicitação das amostras periódicas sem intervenção humana;
• Eliminação das fichas de análise e cadernos de protocolo de amostras;
• Eliminação das etapas manuais de transcrição de informações de amostras, dados brutos, cálculos e comparação dos resultados de análise com os limites (conforme evidência demonstrada nas figuras 2 e 4);

Figura 4. Fluxograma de Processos Laboratoriais depois da Implantação do LIMS.

• Redução de dezenas de milhares de folhas de papel anualmente e conseqüentemente do espaço necessário para armazenamento;
• Agilidade na rastreabilidade e resgate de informações do sistema;
• Facilidade em gerir os tempos de resposta exigidos pelos departamentos;
• Facilidade no estudo do comportamento dos produtos e matérias-prima;
• Maior padronização do processo de análise independentemente do analista;
• Adequação do laboratório de Meio Ambiente para acreditação segundo norma NBR ISO/IEC 17025;
• Envio automático dos resultados de análise ao sistema PIMS;
• Geração automática de laudos ambientais exigidos por órgãos legais;
• Custo evitado na ordem de MMR$ 1,3 com análises externas;
• Comprovação estatística que a implantação do sistema LIMS impactou positivamente no processo de transcrição de dados deslocando o nível Sigma do processo de -2,52 σ para 3,24 σ (conforme evidência nas tabelas 1 e 2).

Tabela 2. Capabilidade do processo depois do projeto LIMS.

Conclusões:
Com base nos resultados obtidos após a implantação, evidenciou-se que um processo bem conduzido de implantação de sistemas para automação e informática laboratorial pode contribuir significativamente com a produtividade do laboratório e redução do tempo de entrega dos resultados de forma totalmente equilibrada com a qualidade dos resultados gerados, garantindo a eficiência operacional e confiabilidade dos resultados gerados.

Como benefício adicional pode-se também evidenciar o atendimento dos requisitos de confidencialidade, integridade e rastreabilidade indicados na NBR ISO/IEC 17025, tornando assim o sistema da qualidade ainda mais robusto e facilmente auditável.

Desta forma, além dos resultados positivos no processo laboratorial, é possível proporcionar resultados mais confiáveis e em menor tempo para que os operadores e gestores de produção possam tomar decisões acertadas rapidamente, contribuindo assim com a redução de custos de produção e maior qualidade dos produtos.

DADOS DOS AUTORES
Georgio Raphaelli – Labsoft Tecnologia
Guilherme Guimarães Guedes – Votorantim Metais Zinco

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