As ineficiências do processo laboratorial são como vazamentos que desperdiçam seus limitados recursos, são como cânceres silenciosos que “comem” sua eficiência e, dependendo das ineficiências ou problemas, destroem o lucro do seu negócio, matando-o gradativamente.
Recentemente discutindo com um colega, percebi a importância de expressar isso de uma forma um pouco mais estruturada. De forma geral, existem 3 custos a considerar quando se está avaliando um novo software ou apenas reavaliando os custos do processo atual:
- Diretos: Basicamente o preço do licenciamento do software atual em si, dos serviços de suporte e da infraestrutura de informática necessária;
- Indiretos relacionados a eficiência do fornecedor atual versus os demais: Quão rapidamente os problemas são resolvidos? Qual é a disponibilidade do software? Qual a segurança oferecida? Quanto isso tem custado ao negócio em horas ineficientes ou mesmo, paradas? Estas são apenas algumas perguntas a se fazer para minimizar a possibilidade de escolher a solução que parece mais econômica e que acaba saindo mais cara e estressante;
- Indiretos relacionados a não eliminação de ineficiências dos processos: São os vazamentos ou cânceres acima mencionados, na forma do custo dos desperdícios na utilização dos recursos humanos e materiais (Hh desperdiçadas em atividades que poderiam ser automatizadas, retrabalhos, insatisfação de clientes e desperdícios de insumos). Além disso, deve-se avaliar as receitas não geradas no aproveitamento de oportunidades de negócio com a redução de prazos de entrega, oferta de melhores serviços e confiabilidade do processo.
Dentre os principais pontos críticos para reduzir custos e aproveitar oportunidades em laboratórios de serviços, estão:
- Controle e gestão de clientes e oportunidades de negócio, tabelas de preço, emissão automática de propostas e gestão de follow-ups;
- Gerenciamento da agenda de recursos humanos e materiais das coletas, bem como cálculo automático de embalagens e preservação e geração de etiquetas;
- Controle de coletas e registro de informações em campo por meio de Tablets e eliminação da transcrição de dados no recebimento de amostras;
- Aquisição automática de dados dos equipamentos de análise;
- Cálculo e interpretação automática dos resultados de análise frente às normas ou legislações;
- Análise crítica automática das análises ou amostras, alertando os responsáveis ou clientes automaticamente por e-mail;
- Geração automatizada dos relatórios de análises, sem perda de tempo em ajustes manuais, bem como entrega por meio de Portal de resultados.
Infelizmente muitos destes custos não são contabilizados e laboratórios continuam tendo prejuízos diários com o desperdício de recursos e não aproveitamento de oportunidades por utilizarem softwares “baratos” que não resolvem de verdade os problemas ou oferecem soluções complexas, lentas, limitadas ou mesmo, falhas.