Por más increíble que parezca, la mayoría de los laboratorios aún están en la era de papel. O sea, todavía lo tiene en gran parte de sus registros, principalmente en registros de datos brutos de análisis y cálculos de resultados (fichas de análisis o cuadernos de laboratorio).

Tal condición es factor crítico en la optimización de laboratorios y es factor limitador para aumentar la productividad y calidad de los resultados generados, así como en la reducción de costos operacionales.

Entienda cuales son los motivos para eliminar el uso de papel en su laboratorio:

Motivo 1 – Impide el aumento de productividad

El papel no propaga información automáticamente, por lo tanto, no es difícil comprender que todos registros transcriptos entre formularios, hojas de cálculo o mismo para una calculadora, ocupan tiempo precioso de los analistas a cada análisis, reduciendo así su capacidad de realizar más análisis.

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Motivo 2 – Compromete la calidad de resultados

Un hecho: Una de las principales fuentes de error dentro de un laboratorio es la transcripción de datos. Con el uso de registros en papel, es necesario transcribir la identificación de la muestra, las lecturas obtenidas en equipos de análisis, las lecturas para calculadora, el resultado de la calculadora para el formulario, el resultado del formulario para el informe de análisis, etc. Con eso, fallas suelen pasar y la fiabilidad del resultado obtenido en el análisis es comprometido.

Con incremento de la cantidad de análisis, aumenta también la presión y la prisa, comprometiendo todavía más la calidad de los análisis.

Motivo 3 – Impide la reducción de costos operacionales

El uso de papel, además de ocupar tiempo de los analistas con actividades manuales que no agregan valor, torna el proceso mucho más susceptible a fallas y repetición de trabajo, generando la necesidad de revisiones por otro profesional, ocupando así, todavía más tiempo de otros profesionales, impidiendo la reducción de costos.

Además de ello, el costo de papel, impresoras, insumos de impresión y espacio físico adecuado para almacenamiento de registros en papel es muy alto.

Motivo 4 – Uso inadecuado de recursos humanos

Realizar registros en papel es muy simple, pero las ventajas acaban por ahí. Registrar informaciones en papel toma tiempo e implica en transcripciones que ocupan aún más tiempo de recursos humanos cada vez más especializados y caros con actividades monótonas y repetitivas. Eso impide que los analistas estén dedicados a las actividades directamente relacionadas a su formación y donde pueden agregar más valor para la empresa.

Motivo 5 – Compromete las auditorias y, eventualmente, su acreditación o certificación

El papel acepta de todo – Acepta valores correctos e incorrectos, acepta que se olvide de informar el equipo utilizado, que un valor sea borrado sin la debida identificación del nuevo valor, del responsable y de la fecha de alteración, por fin, cualquier cosa.

Todo eso, compromete las auditorias generando no conformidades y observaciones que tomarán mucho tiempo para que sean resueltas. Sin comentar que el tiempo de recuperación de los registros originales en papel para demostrar las evidencias al auditor puede llevar mucho tiempo.

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En resumen

Las desventajas asociadas al papel son muchas y pueden variar en intensidad de laboratorio para laboratorio, el hecho es que, el papel como medio de almacenamiento de informaciones ya ha sido ultrapasado desde hace décadas por medio de la tecnología de información. Es el momento de los laboratorios salieren de la edad de la piedra, es decir, de papel.

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