Resumen

Las experiencias muestran que la implementación de sistemas de automatización y gestión de laboratorios contribuye a la reducción de los cuellos de botella de los procesos de manipulación y manejo de la información generada en los laboratorios actualmente, sin embargo, las experiencias también muestran que una vez que los procesos de cambio del proyecto, una gestión mal realizada hace que el potencial beneficioso de este tipo de sistemas esté muy por debajo de lo posible y en algunos casos, no logran alcanzar los objetivos primarios del proyecto.

Muchos resultados ya no se obtienen o mejoran debido a una “visión miope” en la que la automatización de laboratorios se ve solo como la implementación de software. La implantación de un software (herramienta) es una de las etapas finales del trabajo, que siempre debe comenzar con la comprensión de los desafíos y necesidades del laboratorio y sus clientes, mapeo de los procesos del laboratorio y de la interacción del laboratorio y el control de calidad con las demás áreas de la empresa, con el fin de hacerlas más sencillas, fiables y rápidas, definiendo así, si es necesario, nuevos procesos de trabajo y cómo la tecnología los apoyará.

Se advierte que solo el mejor sistema en sí mismo, no garantiza buenos resultados o la potencialización de resultados. Se necesita un enfoque que ayude al laboratorio y a sus clientes a definir mejores procesos y los requisitos adecuados para la automatización del laboratorio y los sistemas informáticos, para implementar los sistemas definidos de acuerdo con un plan de gestión de proyectos y cambios apropiados, así como para capacitar a las personas para actuar en nuevos procesos y herramientas con facilidad.

Enfoque típico para implementar sistemas LIMS

Normalmente, la mayoría de los procesos de definición y selección de proyectos LIMS generalmente siguen los siguientes pasos:

• En algunos casos, el mapeo de procesos o necesidades de laboratorio;
• Definición de una lista extensa de requisitos para el sistema LIMS, basada en la suposición de cuál sería la solución o cómo debería funcionar la solución;
• Selección de sistemas de LIMS en función de los requisitos, demostraciones y en algunos casos, visitas de algunos clientes.

Proyecto de implementación con base a requisitos.

Habitualmente este enfoque es muy teórico, susceptible de enfoques subjetivos y parciales, apenas separa los deseos de las necesidades, permite definir requisitos que conducen en exceso a personalizaciones del sistema, aumenta significativamente los proyectos, conduce a una decisión basada básicamente en análisis teóricos y subjetivos del sistema, el proveedor y el sistema lleva a cabo el proyecto basándose en la teoría. Por tanto, no es difícil encontrar proyectos que fracasen en alcance, implementación o relación costo-beneficio.

Enfoque sugerido para implementar sistemas LIMS

Con base en las deficiencias observadas y experiencias prácticas en decenas de proyectos, y probablemente de al menos un centenar de procesos de selección, se sugieren los siguientes pasos para seguir el camino de implementación de sistemas de automatización y gestión de laboratorios:

• Análisis de la realidad actual del laboratorio;
• Identificación de los principales cuellos de botella en el proceso y oportunidades de mejora relacionadas con la productividad, la calidad y la reducción de costos;
• Identificación de las principales necesidades y oportunidades de mejora desde el punto de vista de los clientes del laboratorio;
• Análisis de cuestiones relacionadas con los requisitos actuales y futuros para el cumplimiento de estándares, buenas prácticas y regulaciones;
• Análisis de asuntos relacionados con las demandas actuales y futuras de muestras, análisis y otros servicios de laboratorio;
• Mapeo del proceso actual del laboratorio y sus interfaces con los clientes con el fin de identificar oportunidades de mejora y pasos que no agregan valor para eliminarlos o minimizarlos en la definición del proceso propuesto;
• Valorar la posibilidad de realizar visitas de benchmarking en otros laboratorios de su área de actividad y también fuera de ella con el fin de detectar nuevas prácticas que puedan aplicarse al laboratorio y la industria. Lo ideal sería visitar aquellos laboratorios que, notoriamente, tienen sus procesos optimizados significativamente los proveedores de LIMS pueden servir como fuente de opciones;
• Evaluación previa de proveedores y sistemas LIMS disponibles en el mercado para comprender las principales funcionalidades y recursos disponibles para permitir una mejor visión de cómo pueden ser los procesos de laboratorio y la interfaz con los clientes, así como una mejor definición de requisitos (no reinventar la rueda y evitar personalizaciones laboriosas y costosas);
• En algunos casos puede ser muy útil realizar simulaciones de procesos en sesiones de experimentación práctica de uno o dos días con algunos casos representativos del proceso con algunos sistemas LIMS para asegurar una comprensión de cómo y cuánto las funcionalidades y recursos disponibles en los sistemas podría ayudar;
• Definición conceptual del proceso de laboratorio propuesto y sus interfaces con los clientes;
• Definición clara y objetiva de requisitos obligatorios (necesidades) y deseables para permitir la selección del proveedor y sistema LIMS;
• Preselección de posibles sistemas LIMS en función de los requisitos y otra información de los pasos anteriores;
• Definición de pruebas prácticas representativas de los procesos propuestos para la evaluación práctica de los sistemas preseleccionados (laboratorio experimental) a realizarse en uno o dos días hábiles;
• Evaluación práctica de los sistemas LIMS preseleccionados con documentación detallada del proceso de configuración, las pruebas realizadas, las limitaciones y beneficios adicionales percibidos, las evaluaciones y percepciones positivas y negativas. Este paso es extremadamente valioso para:
• Percibir y evaluar la flexibilidad del sistema LIMS, atributo muy importante para valorar la capacidad del        sistema para satisfacer nuevas demandas y perpetuarse;
•  Competencia del equipo del proveedor para comprender los procesos, proponer soluciones e implementarlas   de manera práctica y efectiva;
• Experimentar las oportunidades de mejora detectadas en el mapeo de procesos, lo que permite comprender correctamente cómo funcionará el proceso y en algunos casos, estimar el retorno de la inversión;
• Evaluar el nivel de adherencia de los sistemas de forma más clara y objetiva, tanto para el cliente como para el proveedor, permitiendo la reducción de riesgos y, en consecuencia, de los costos que conlleva.
• Selección de los sistemas LIMS aplicables, visitas a clientes y otros procedimientos de la empresa;
• Proyecto de implementación basado en las rutas definidas por:
• Análisis del proceso propuesto y cuando sea necesario, del proceso actual del laboratorio y sus interfaces con los clientes;
• Configuración más amplia de procesos representativos y simulaciones más detalladas y documentadas;
• Si corresponde, revisión de requisitos;
• Documentación de configuraciones, estándares y buenas prácticas a adoptar en el proyecto;
• Definición de un plan de gestión del cambio y proyecto de implementación en base a los requisitos y prácticas realizadas.

En resumen, este nuevo enfoque aporta más práctica, simulación e implicación de los profesionales del laboratorio, precisamente por la dificultad de transcribir las necesidades reales de los laboratorios en requisitos claros, consistentes y objetivos para clientes y proveedores, permitiendo así un mayor éxito en la selección e implementación del sistema LIMS.

Obviamente, este enfoque de implementación es más largo y costoso, pero ciertamente, si se realiza bien, reducirá los costos y minimizará los riesgos que ciertamente pagarán la factura. Varios autores indican que cada minuto dedicado a la planificación ahorrará varios minutos en la ejecución, algunos mencionan ahorros de 10 veces, otros de 3 a 4 veces, pero lo más importante es que la práctica ha demostrado ser asertiva y económica.

¡Piense en eso!