Após a implantação do myLIMS, a Hidrolab conseguiu cumprir quase 100% dos prazos analíticos.”

A empresa

A Hidrolab é um laboratório credenciado em serviços de água, solo, mineração, alimentos, cannabis e análise de ar e amostragem. Com mais de 25 anos de experiência, a empresa possui laboratórios credenciados pela ISO 17025:2017 no Chile, Colômbia, México e Peru.

Como era o processo laboratorial antes do myLIMS

O laboratório estava utilizando um software de gerenciamento de dados de laboratório LIMS que foi desenvolvido internamente ao longo dos anos e já estava em sua terceira versão. Além desse software, eles tinham muitos módulos para diferentes áreas do laboratório, que segundo as palavras de Ignacio Galvez, responsável pelo projeto myLIMS da Hidrolab, “era como uma salada-mista de 10 módulos diferentes que conversavam entre si, o que significava muito tempo para desenvolvimento e manutenção”.

Além de tantos módulos, usava-se muito papel. Um representante de vendas fazia uma cotação em papel, com todas as análises, preços e serviços e não havia integração do processo de negócios com o LIMS, por isso eles precisavam inserir a amostra manualmente no sistema durante o recebimento. Esse cenário foi mantido por 3 anos, até que a Hidrolab desenvolveu um módulo comercial para automatizar o processo; porém, levou muito tempo para a equipe manter esses módulos personalizados.

O tempo de manutenção de diferentes softwares e módulos foi tão grande que eles não tiveram mais tempo para trabalhar em processos vitais da operação do laboratório, e por isso decidiram se dedicar ao Core Business da empresa e não mais ao desenvolvimento de software, e depois, procurar um software LIMS no mercado.

myLIMS é um software super amigável e fácil de usar, o que facilitou muito a implanntação.”

Por que escolheram o myLIMS?

A equipe estava procurando um software moderno baseado em nuvem que fosse web e fácil de implantar. Eles não queriam um servidor local, ou manutenção, ou todos os problemas que isso normalmente causa.

“Estávamos muito confiantes no que estávamos procurando em um LIMS, e quando conhecemos o myLIMS vimos que ele cumpria nossos requisitos mais fundamentais.” – Ignacio Galvez

Na área de amostragem, ter um aplicativo móvel para captar dados no campo melhorou muito a operação, as transcrições manuais na recepção das amostras e os erros associados ao processo foram eliminados.”

Como a Hidrolab ficou após a implantação do myLIMS

O principal benefício do myLIMS para a Hidrolab é ter um software na nuvem e web, já que a empresa possui laboratórios em 4 países e a gestão em nuvem é essencial para eles.

Segundo Ignacio, do ponto de vista da área de vendas, mudou da noite para o dia, porque no software é muito fácil entender o que está sendo vendido, algo difícil de controlar em um laboratório de serviços. “Eficiência total para a área de vendas, onde uma cotação é emitida, na qual as amostras são criadas conforme acordado com o cliente, essas amostras geram suas respectivas etiquetas e quando as amostras são recebidas as informações já são carregadas, o que lhe dá total confiança no processo de recepção.”

A eliminação da manutenção com o software permitiu ao laboratório reduzir a equipe de TI de 5 para 1 pessoa. “A gestão do laboratório tornou-se muito mais eficiente. Hoje é possível alterar as informações do relatório de resultados em apenas 2 minutos, enquanto antes demorava a manhã toda“; menciona Gabriel Toro, gerente de TI.

Benefícios

Desde que implantou o myLIMS, a Hidrolab observou os seguintes benefícios do myLIMS na operação:

• Gestão transparente de dados, permitindo compreender a situação atual da operação;
• Eficiência nos processos de vendas, garantindo a confiabilidade de acordos comerciais e serviços;
• Melhoria de pelo menos 30% no processo comercial;
• Eliminação de transcrições e erros associados através do uso do aplicativo móvel para amostragem de campo, tornando a amostragem 30% mais ágil;
• Recebimento de amostras 50% mais rápido;
• Fácil gestão para o analista, que permite tirar sua carga analítica e entender o que está atrasado;
• A integração do myLIMS com equipamentos analíticos permite a transferência de resultados automaticamente, eliminando erros de transcrição e elevado tempo com esses processos manuais, proporcionando um processo 50% mais rápido e eficiente;
• Indicadores e dashboards que permitem o gerenciamento em tempo real da operação laboratorial, permitindo visualizar processos comerciais, amostragem, prazos amostrais e análises;
• Reportabilidade de documentos, com os editores de documentos myLIMS, a equipe tem autonomia para criar, alterar e manter relatórios e outros documentos da operação facilmente;
• Para a equipe de TI, os trabalhos diminuíram significativamente. Eles não estão mais envolvidos no desenvolvimento, correções e manutenção dos servidores e retornam às atividades mais específicas que agregam valor ao laboratório;
• Alto nível de segurança de dados na nuvem;
• Controle de permissões pelo perfil do usuário, permitindo restringir o acesso a determinados dados e processos, função fundamental para laboratórios com diferentes unidades.

Após a implantação do myLIMS com o apoio da Labsoft no laboratório ambiental da Hidrolab Chile, com o treinamento e autonomia alcançados durante o projeto, Ignacio Galvez e Gabriel Toro implementaram o software em outra unidade de forma independente, demonstrando a facilidade de uso do myLIMS e o benefício de ter um software que cresce junto com a empresa.

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