10

Las ineficiencias en el proceso del laboratorio son como fugas que desperdician sus recursos limitados, son como cánceres silenciosos que “comen” su eficiencia y, dependiendo de las ineficiencias o problemas, destruyen las ganancias de su negocio, matándolo gradualmente.

Recientemente, al hablar con un colega, me di cuenta de la importancia de expresar esto de una manera un poco más estructurada. En general, hay 3 costos a considerar al evaluar un nuevo software o simplemente reevaluar los costos del proceso actual:

• Directos: Básicamente, el precio de la licencia del software actual, los servicios de soporte y la infraestructura de TI necesaria;
• Indirectos relacionados con la eficiencia del proveedor actual frente a los demás:
  • ¿Con qué rapidez se resuelven los problemas?
  • ¿Cuál es la disponibilidad del software?
  • ¿Qué seguridad se ofrece?
  • ¿Cuánto le ha costado esto a la empresa en horas ineficientes o incluso en tiempo de inactividad?

Estas son solo algunas preguntas para minimizar la posibilidad de elegir la solución que parece más económica y termina siendo más cara y estresante;

• Indirectas relacionadas con la no eliminación de ineficiencias de proceso: Son las fugas o cánceres antes mencionados, en forma de costo de desperdicio en el uso de recursos humanos y materiales (Hh desperdiciado en actividades que podrían ser automatizadas, retrabajos, insatisfacción del cliente y desperdicio de insumos). Además, es necesario evaluar los ingresos que no se generan al aprovechar las oportunidades de negocio al reducir los tiempos de entrega, ofrecer mejores servicios y confiabilidad de los procesos.

Entre los principales puntos críticos para reducir costos y aprovechar oportunidades en los laboratorios de servicios se encuentran:

• Control y gestión de clientes y oportunidades de negocio, tablas de precios, emisión automática de propuestas y gestión de follow-ups;
• Gestión de la agenda de recursos humanos y materiales de los muestreos, así como cálculo automático de envases y conservación y generación de etiquetas;
• Control de muestreos y registro de información en campo a través de Tablet y eliminación de transcripción de datos al recibir las muestras;
• Adquisición automática de datos de equipos de análisis;
• Cálculo e interpretación automática de los resultados del análisis contra las normas o la legislación;
• Análisis crítico automático de análisis o muestras, alertando a los gerentes o clientes automáticamente por correo electrónico;
• Generación automatizada de informes de análisis, sin perder tiempo en ajustes manuales, así como entrega a través del Portal de Resultados.

Desafortunadamente, muchos de estos costos no se contabilizan y los laboratorios continúan teniendo pérdidas diarias debido al desperdicio de recursos porque utilizan softwares “baratos” que no resuelven de verdad los problemas u ofrecen soluciones complejas, lentas, limitadas o incluso fallas.