Implementar un laboratorio sin papel con un sistema LIMS permite reducir errores, aumentar la trazabilidad y garantizar el cumplimiento de la norma ISO/IEC 17025. La digitalización y automatización de procesos optimizan la eficiencia, eliminando la transcripción manual y mejorando la calidad de los resultados

Introducción

En la actualidad, los errores en la transcripción de datos y el cálculo manual de resultados son dos de los principales problemas que afectan la calidad en los laboratorios. Esto se debe a que los procesos basados en papel no cuentan con mecanismos de automatización, lo que genera múltiples pasos de transcripción y aumenta el riesgo de errores humanos.

En entornos altamente regulados o en laboratorios con sistemas de calidad establecidos, el volumen de registros es considerablemente mayor, lo que aumenta la carga administrativa de los analistas. Además, en muchos casos, la falta de personal técnico adecuado, debido a la necesidad de mantener bajos costos operativos, crea un entorno que compromete la fiabilidad de los resultados.

Este artículo explora cómo la implementación de un proceso 100% sin papel, a través de sistemas de automatización y gestión de laboratorio, no solo reduce los errores operativos, sino que también mejora la trazabilidad y confiabilidad de los resultados. Todo esto contribuye a una mayor seguridad alimentaria y a sistemas de calidad más robustos, con especial enfoque en el cumplimiento de la norma ISO/IEC 17025.

Objetivo

El objetivo de este artículo es demostrar cómo la implementación de un proceso sin papel, mediante sistemas de automatización y gestión de laboratorio, puede:

• Reducir errores operativos.

• Mejorar la confiabilidad y trazabilidad de los resultados.

• Asegurar la producción de alimentos seguros.

• Fortalecer los sistemas de calidad, especialmente en lo relacionado con el cumplimiento de la norma ISO/IEC 17025.

Material y Métodos

Este estudio se basa en la experiencia práctica en la implementación de sistemas de automatización y gestión de laboratorio. El caso de estudio se realizó en el laboratorio de control de calidad de una industria de ingredientes y aditivos para la industria alimentaria, ubicada en Santo André, estado de São Paulo.

Para la implementación, se siguieron las pautas establecidas por el proveedor del sistema, junto con un plan de proyecto personalizado para el laboratorio. Este plan tuvo en cuenta los siguientes recursos tecnológicos:

1. Integración de Sistemas: Para permitir el intercambio de información entre el sistema de automatización del laboratorio y el ERP (Enterprise Resource Planning) que gestiona otros procesos de la fábrica. Esto facilita la solicitud automática de análisis de muestras de materias primas, lotes de producción y productos terminados cuando se activan eventos específicos en los sistemas de producción. Además, permite el retorno automático de los resultados obtenidos en el laboratorio hacia la producción.

2. Sistema de Gestión y Automatización de Rutinas (LIMS): La implementación de un sistema LIMS (Laboratory Information Management System) permitió la optimización de los procesos dentro del propio laboratorio.

3. Registro Electrónico de Datos en Tiempo Real: El uso de dispositivos móviles (Pocket PCs) conectados a una red inalámbrica facilitó el registro de los datos brutos de los análisis de manera directa y en tiempo real.

Resultado y Discusión

La implementación del sistema de automatización y gestión del laboratorio permitió un mayor control de las actividades y la automatización del ciclo de vida de las muestras. También se logró el registro electrónico de datos brutos, el cálculo automático de resultados y la comparación con los límites de especificación, lo que garantizó la seguridad y trazabilidad total del proceso analítico.

Al integrar el sistema de laboratorio con los sistemas de producción, se eliminaron los formularios físicos para la solicitud de análisis de muestras. Esto permitió un proceso más eficiente al reducir la circulación de papel, eliminar posibles errores de transcripción y mejorar la rapidez en la solicitud de muestras al laboratorio. Además, la integración también permitió que los resultados se comunicaran a la producción en menor tiempo y sin errores, lo que permitió tomar decisiones informadas y oportunas.

El uso de dispositivos móviles eliminó múltiples pasos de transcripción de datos y cálculos manuales, mejorando significativamente la precisión de los resultados. Esto también redujo el tiempo total de análisis, eliminó errores humanos y aceleró el retorno de los resultados a producción, lo que contribuyó al aumento de la calidad y productividad del laboratorio.

Beneficios Clave Obtenidos:

• Eliminación del 100% de hojas de análisis y cuadernos de protocolos de muestra.

• Eliminación total de los pasos manuales en la transcripción de datos y cálculos.

• Reducción de formularios de control, eliminando decenas de miles de hojas de papel anualmente y el espacio necesario para su almacenamiento.

• Mejora en la trazabilidad y la recuperación de la información.

• Optimización en la gestión de los tiempos de respuesta requeridos por los departamentos.

• Mejora en el estudio del comportamiento de productos y materias primas.

• Aumento de la estandarización del proceso de análisis.

Conclusión

Con base en los resultados obtenidos, se concluye que la implementación adecuada de un sistema de automatización y gestión de laboratorio puede contribuir significativamente a la seguridad y calidad de los resultados generados, cumpliendo con los requisitos de confidencialidad, integridad y trazabilidad establecidos en la norma ISO/IEC 17025.

Adicionalmente, la productividad del laboratorio aumentó, lo que se traduce en tiempos de respuesta más rápidos en la producción, resultado de la eliminación o reducción de pasos manuales repetitivos como la transcripción de datos y los cálculos. Esto no solo mejora la calidad del producto final, sino que también reduce los costos de producción.

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