En el complejo mundo empresarial actual, la evaluación del software no puede limitarse únicamente al precio de adquisición inicial. La conversación sobre el costo del software se vuelve aún más crucial cuando consideramos los tres aspectos fundamentales: los costos directos, los indirectos relacionados con la eficiencia del proveedor y los indirectos asociados con la no eliminación de ineficiencias en los procesos. Recientemente, al dialogar con un colega, me percaté de la importancia de estructurar estas consideraciones de manera organizada.

Los Tres Costos a Considerar

1. Costos Directos:

• • Precio de la licencia del software actual.
  • Servicios de soporte.
  • Infraestructura de TI necesaria.

2. Costos Indirectos Relacionados con la Eficiencia del Proveedor:

• Rapidez en la resolución de problemas.
• Disponibilidad del software.
• Niveles de seguridad ofrecidos.
• Impacto en horas ineficientes o tiempo de inactividad.

Estas preguntas son esenciales para evitar elegir soluciones aparentemente económicas que terminan siendo costosas y estresantes.

3. Costos Indirectos Relacionados con la No Eliminación de Ineficiencias de Proceso:

• • Desperdicio en el uso de recursos humanos y materiales.
  • Retrabajos.
  • Insatisfacción del cliente.
  • Desperdicio de insumos.
  • Pérdida de oportunidades de negocio debido a tiempos de entrega prolongados o falta de confiabilidad en los procesos.

Puntos Críticos para Reducir Costos y Aprovechar Oportunidades

En laboratorios de servicios, la optimización de procesos es esencial. Algunos puntos críticos incluyen:

🔹Control y gestión eficientes de clientes y oportunidades de negocio.

🔹Automatización de la emisión de propuestas y gestión de follow-ups.

🔹Gestión efectiva de la agenda de recursos humanos y materiales.

🔹Cálculos automáticos de envases, conservación y generación de etiquetas.

🔹Eliminación de la transcripción de datos mediante el control de muestreos y registro de información en campo a través de Tablet.

🔹Adquisición automática de datos de equipos de análisis.

🔹Cálculos e interpretaciones automáticas de resultados contra normas o legislaciones.

🔹Análisis crítico automático de muestras, alertando a gerentes o clientes por correo electrónico.

🔹Generación automatizada de informes de análisis, sin pérdida de tiempo en ajustes manuales.

Desafíos Actuales

Desafortunadamente, muchos laboratorios incurren en pérdidas diarias al utilizar software aparentemente “económico” que no resuelve verdaderamente los problemas o que ofrece soluciones complejas, lentas y limitadas. Estos softwares no contemplan todos los costos asociados, contribuyendo al desperdicio de recursos y tiempo.

Conclusión

El costo total del software es una ecuación compleja que va más allá del precio de adquisición inicial. La inversión en software debe considerar no solo los costos directos, sino también los indirectos relacionados con la eficiencia del proveedor y aquellos asociados con la no eliminación de ineficiencias de proceso. Solo al adoptar un enfoque integral, las empresas pueden maximizar el valor de su inversión y evitar costos ocultos que podrían afectar significativamente la eficiencia y rentabilidad a largo plazo.