¿Usted ya se ha detenido a validar la cantidad de hojas de cálculo esparcidas en diferentes carpetas de su computadora? ¿Ya hizo un “tour” en el laboratorio y verificó que las mesas están llenas de formularios en papel?

Ejemplos como estos son comunes en laboratorios de todos los tamaños e industrias. En este breve artículo, mostraremos cómo la sustitución de las hojas de cálculo por un software LIMS asegura, además de la optimización y mayor eficiencia de su proceso, la total trazabilidad y seguridad exigida por las normas regulatorias.

1 – Falta de confiabilidad en los datos y resultados del laboratorio

Este es uno de los principales factores de incumplimiento encontrados en auditorías, ya que, al adoptar hojas de cálculo, el laboratorio asume riesgos relacionados a:

• Errores de transcripción de datos y resultados de una hoja de cálculo para otra;
• Falta de la actualización de las informaciones;
• Difícil trazabilidad y evidencias del historial de alteraciones.

2 – Descentralización de informaciones, generando menor productividad

Otras desventajas del uso de las hojas de cálculo en Excel son:

• Disminución de la productividad debido a retrabajos;
• Integración limitada entre áreas por la falta de automatización y descentralización de los archivos;
• Dificultad en la generación de informes y gestión consolidada de los datos de todo el laboratorio.

3 – Riesgo de pérdida de datos

La responsabilidad de cada área del laboratorio por el mantenimiento y backup de sus registros genera riesgos y puede dar lugar a numerosos problemas, entre ellos:

• Pérdida del historial de datos y resultados de muestras;
• Pérdida de informaciones importantes sobre el proceso analítico, como;
  • Historial de calibraciones de equipos;
  • Historial de verificaciones de insumos y consumibles;
  • Documentos del sistema de gestión de la calidad.
• Mayor vulnerabilidad de los datos, que, almacenados en PCs, están sujetos a fallas de hardware que pueden imposibilitar la recuperación de informaciones valiosas.

Con el sistema myLIMS, usted podrá cambiar su laboratorio 4.0, sin papel y sin hojas de cálculo a través de:

• Eliminación del 100% de formularios de análisis y cuadernos de protocolos de muestras;
• Eliminación del 100% de las etapas manuales de transcripción de las hojas de cálculo e informaciones de muestras, datos brutos, cálculos y comparación de los resultados de análisis con los límites de especificación;
• Reducción total de formularios de control con la eliminación de hojas de papel y, consecuentemente, del espacio necesario para almacenamiento;
• Agilidad en la trazabilidad y rescate de informaciones del sistema;
• Facilidad en gestionar los tiempos de respuesta exigidos por los departamentos;
• Facilidad en el estudio del comportamiento de las muestras, productos, materias primas y puntos de seguimiento;
• Mayor estandarización del proceso de análisis.

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